Além de estimular a produção científica e contribuir para a atualização profissional, congressos e outros eventos são uma importante fonte de recursos para as sociedades científicas e uma excelente oportunidade para atrair novos associados. A importância dos eventos para as entidades promotoras e para toda a sociedade — dada a relevância do que se propõe apresentar e discutir em seus eventos — reforça a necessidade de um maior profissionalismo na gestão de eventos científicos, que já deve começar no trabalho de estruturação de regras e definição de cronograma para a escolha do destino destes eventos.
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Diante desse cenário, a Pires & Associados – captação e consultoria em eventos está lançando o ebook Boas Práticas para escolher o destino-sede de eventos científicos. O estudo é direcionado a diretores e executivos de sociedades científicas e entidades que promovem eventos regularmente. “Sistematizar o processo de escolha do destino-sede de um evento ajuda a evitar pressão e atropelos. Sem regras e prazos muito bem definidos, o risco de uma má escolha aumenta enormemente e compromete os resultados dos eventos”, comenta a diretora da Pires, Juliana Pires. “Infraestrutura falha e destinos pouco atrativos ou pouco receptivos arranham o que uma entidade tem de maior valor: sua credibilidade”, acrescenta.
Para evitar prejuízos, existem boas práticas que toda entidade pode adotar para que a seleção do local certo contribua para o sucesso do evento. Determinar o que os destinos-candidatos devem apresentar e quais as regras de participação no processo, além de definir o cronograma de todas as etapas do evento são alguns exemplos detalhados no ebook Boas práticas para escolher o destino-sede de eventos científicos. “A escolha do destino tem peso muito importante para atrair o interesse do público participante”, afirma Juliana.
Ao mesmo tempo, as cidades, hotéis, resorts e centros de convenções têm grande interesse em sediar eventos. A tendência é de recebimento de muitas candidaturas. “Com regras claras e procedimentos definidos para os interessados participarem deste processo, a sociedade científica trabalha de forma padronizada e a escolha é menos trabalhosa, mais criteriosa e segura. Não é exagero afirmar que o sucesso de um evento passa por escolher o destino certo para os objetivos da sociedade promotora”, conclui a diretora da Pires.
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Fonte: Rogério Mosimann – Assessoria de Comunicação Pires e Associados